ΣΚΟΠΟΣ

Σκοπός της παρούσας Πολιτικής είναι να καθοριστεί και να διατυπωθεί το γενικότερο πλαίσιο και βασικές αρχές που θέτει και εφαρμόζει το «Τμήμα Ταχυδρομικών Υπηρεσιών» (εφεξής  «Τμήμα») όσον αφορά την επεξεργασία των προσωπικών δεδομένων και για την προστασία της ασφάλειας, της εμπιστευτικότητας, της ακεραιότητας και της διαθεσιμότητάς τους.

1. ΠΕΔΙΟ ΕΦΑΡΜΟΓΗΣ

Η παρούσα Πολιτική εφαρμόζεται για όλα τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα που διαχειρίζεται το Τμήμα στα πλαίσια της δραστηριότητάς του.

2. ΥΠΕΥΘΥΝΟΣ ΕΦΑΡΜΟΓΗΣ ΤΗΣ ΠΟΛΙΤΙΚΗΣ

• Διοίκηση
• Υπεύθυνος Προστασίας Δεδομένων
• Όλο το προσωπικό του Τμήματος.
• Όλοι οι συνεργάτες που διαχειρίζονται ή/και έχουν πρόσβαση σε προσωπικά δεδομένα που διαχειρίζεται το Τμήμα.

3. ΠΕΡΙΓΡΑΦΗ

3.1 Γενικά

Το Τμήμα μας αναγνωρίζει και σέβεται τη σημασία των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα τα οποία χειρίζεται στο πλαίσιο της δραστηριότητάς του, και για το λόγο αυτό έχει προσαρμόσει απόλυτα την πολιτική του στις απαιτήσεις του Γενικού Κανονισμού Προστασίας Δεδομένων (εφεξής ΓΚΠΔ) 2016/679/ΕΚ και του εθνικού νόμου 125(Ι)2018.

Με την παρούσα δήλωση το Τμήμα μας επιθυμεί:

• να ενημερώσει τους συναλλασσόμενους με αυτό, με ποια ιδιότητα, για ποιο σκοπό και με ποια νόμιμη βάση επεξεργάζεται δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα, δηλαδή πληροφορίες που μπορούν να χρησιμεύσουν στην άμεση ή έμμεση ταυτοποίησή προσώπων
• να προσδιορίσει τις κατηγορίες των δεδομένων, τις πηγές των δεδομένων (όταν τα δεδομένα δεν λαμβάνονται από το ίδιο το πρόσωπο) και τα κριτήρια προσδιορισμού της χρονικής περιόδου τήρησης των προσωπικών δεδομένων
• να ενημερώσει τους συναλλασσόμενους με αυτό αναφορικά με διαβιβάσεις των προσωπικών τους δεδομένων σε τρίτους ή σε τρίτες χώρες
• να ενημερώσει για τη δυνατότητά των υποκειμένων να επικοινωνήσουν με το Τμήμα μας για κάθε ζήτημα σχετικά με την επεξεργασία των προσωπικών τους δεδομένων, την δυνατότητα να ασκήσουν αναφορικά με τα προσωπικά τους δεδομένα τα δικαιώματα πρόσβασης, διόρθωσης και κατά περίπτωση, διαγραφής, περιορισμού και εναντίωσης στην επεξεργασία, καθώς και την ευχέρεια των προσώπων να καταγγείλουν κάθε παραβίαση των σχετιζόμενων με τα προσωπικά τους δεδομένα δικαιωμάτων στο Γραφείο Επιτρόπου Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα,
• να καθορίσει τις αρχές που διέπουν την τήρηση των σχετικών πολιτικών προστασίας και εγγυήσεων ασφάλειας των προσωπικών δεδομένων από το Τμήμα.

Για οποιαδήποτε ερώτηση ή απορία, ή λήψη αντιγράφου της παρούσης δήλωσης πολιτικής, ή για άσκηση κάποιου από τα σχετιζόμενα με τα προσωπικά του/της δεδομένα δικαιώματα, ο/η ενδιαφερόμενος/η μπορεί να απευθύνεται στον Υπεύθυνο Προστασίας Δεδομένων (ΥΠΔ) του Τμήματος μας στο τηλέφωνο +357 25108600 και στο email: stioakim@hsbrconsulting.com

3.2 Στοιχεία Υπευθύνου Επεξεργασίας και Υπευθύνου Προστασίας Δεδομένων

Υπεύθυνος Επεξεργασίας:

Επωνυμία	Τμήμα Ταχυδρομικών Υπηρεσιών
Διεύθυνση	Προδρόμου 100, 2063, Στρόβολος, Κύπρος
Τηλέφωνο - Φαξ	+357 22805711
Email	registry@dps.mcw.gov.cy

Υπεύθυνος Προστασίας Δεδομένων:

Ονοματεπώνυμο:	Σταύρος Iωακείμ
Τηλ.:	+357 25108600
Email:	stioakim@hsbrconsulting.com

3.3 Ποιος συλλέγει προσωπικά δεδομένα;

Το Τμήμα υπάγεται στο Υπουργείο Μεταφορών, Επικοινωνιών και Έργων και λειτουργεί με βάση τον περί Ταχυδρομείων Νόμο, Κεφάλαιο 303, όπως αυτός έχει τροποποιηθεί μέχρι και σήμερα καθώς και τον περί Ρυθμίσεως Ηλεκτρονικών Επικοινωνιών και Ταχυδρομικών Υπηρεσιών Νόμο του 2004 (Ν.112(Ι) /2004), όπως αυτός έχει τροποποιηθεί μέχρι σήμερα.

Το Τμήμα (Κυπριακά Ταχυδρομεία),  σύμφωνα με το άρθρο 161 (7) του Ν.112(Ι)/2004, παραμένει φορέας παροχής Καθολικής Ταχυδρομικής Υπηρεσίας στην Κυπριακή Δημοκρατία μέχρι την 31η Δεκεμβρίου 2027 και ως εκ τούτου έχει υποχρέωση να παρέχει ταχυδρομικές υπηρεσίες που εμπίπτουν στο πεδίο της καθολικής υπηρεσίας. Η παρούσα δήλωση καλύπτει τη συλλογή προσωπικών δεδομένων από το Τμήμα μας κατά την ανάπτυξη της δραστηριότητάς του, περιλαμβανομένης της παρουσίας του σε ιστοτόπους, πλατφόρμες και εφαρμογές τρίτων βάσει των Όρων Χρήσης του ιστοτόπου μας.

Σημειώνεται ότι κατά την επίσκεψή στον ιστότοπο του Τμήματος μας συλλέγονται απλά δεδομένα σχετιζόμενα με την αλληλεπίδραση του επισκέπτη με τον ιστότοπο και την εγκατάσταση cookies (βλέπετε σχετική Πολιτική cookies). Οι ιστότοποι τρίτων, γενικά, εφαρμόζουν δικές τους δηλώσεις εμπιστευτικότητας και δικούς τους όρους και προϋποθέσεις. Σας καλούμε να τους διαβάσετε, πριν χρησιμοποιήσετε αυτούς τους ιστότοπους. 

3.4 Πώς συλλέγονται τα προσωπικά δεδομένα;

Συγκεντρώνουμε προσωπικά δεδομένα από διάφορες πηγές, δηλαδή:

• Προσωπικά δεδομένα που δίδονται στο Τμήμα μας απευθείας από τα υποκείμενα, για έναν από τους παρακάτω λόγους :

1. Στοιχεία δίνονται όταν γίνεται χρήση όλων των υπηρεσιών μας και κατά τη σύναψη, εξέλιξη και λύση της μεταξύ μας συμβατικής σχέσης.
2. Στοιχεία που δίνονται κατά την συμμετοχή στις εκδηλώσεις και δράσεις του Τμήματός μας.
3. Στοιχεία που δίνονται κατά την επικοινωνία μαζί μας ή κατά την υποβολή κάποιου αιτήματος.
4. Στοιχεία που δίνονται όταν γίνεται εγγραφή στο ενημερωτικό δελτίο του Τμήματός μας.

• Λαμβάνουμε προσωπικά δεδομένα έμμεσα, στις ακόλουθες περιπτώσεις:

1. Στοιχεία που συλλέγουμε κατά την λειτουργία κλειστού κυκλώματος βιντεοπαρακολούθησης (ΚΚΒΠ) στις εγκαταστάσεις του Τμήματος.
2. Στοιχεία που συλλέγουμε κατά την λειτουργία συστημάτων τηλεματικής διαχείρισης GPS κατά την μετακίνηση των οχημάτων του Τμήματος.
3. Στοιχεία που λαμβάνονται από τους αποστολείς ταχυδρομικών αντικειμένων τα οποία διαβιβάζονται ηλεκτρονικά και/ή επί του ίδιου του αντικειμένου από τους ταχυδρομικούς οργανισμούς αποστολής.
4. Στοιχεία που λαμβάνονται από τους αποστολείς χρηματοοικονομικών υπηρεσιών τα οποία διαβιβάζονται ηλεκτρονικά ή/και σε έντυπη μορφή.

• Το Τμήμα λαμβάνει και αποθηκεύει συγκεκριμένα είδη προσωπικών δεδομένων κάθε φορά που οποιοσδήποτε αλληλεπιδρά μαζί του διαδικτυακά, δηλαδή όταν χρησιμοποιούνται cookies και τεχνολογίες παρακολούθησης.

3.5 Ποια προσωπικά δεδομένα συλλέγονται;

Ως Δεδομένο Προσωπικού Χαρακτήρα νοείται κάθε πληροφορία που αφορά ταυτοποιημένο ή ταυτοποιήσιμο φυσικό πρόσωπο («υποκείμενο των δεδομένων»). Το ταυτοποιήσιμο φυσικό πρόσωπο είναι εκείνο του οποίου η ταυτότητα μπορεί να εξακριβωθεί, άμεσα ή έμμεσα, ιδίως μέσω αναφοράς σε αναγνωριστικό στοιχείο ταυτότητας, όπως όνομα, αριθμό ταυτότητας, δεδομένα θέσης, επιγραμμικό αναγνωριστικό ταυτότητας ή έναν ή περισσότερους παράγοντες που προσιδιάζουν στη σωματική, φυσιολογική, γενετική, ψυχολογική, οικονομική, πολιτιστική ή κοινωνική ταυτότητα του εν λόγω φυσικού προσώπου.

Λόγω της φύσης των δραστηριοτήτων του Τμήματος μας, τα προσωπικά δεδομένα που συλλέγει αφορούν κυρίως τις εξής κατηγορίες υποκειμένων:

• Εργαζόμενοι: δηλαδή προσωπικά τους δεδομένα και στοιχεία που αναφέρονται αμιγώς στην σχέση εργασίας με το Τμήμα, τα οποία περιλαμβάνουν ενδεικτικά στοιχεία ταυτότητας και επικοινωνίας, οικονομικά στοιχεία καθώς και δεδομένα υγείας των ιδίων ή προσθέτων μελών που σχετίζονται με την συμμόρφωση του Τμήματος μας προς την εργατική και ασφαλιστική νομοθεσία.

Επίσης, συλλέγονται δεδομένα γεωεντοπισμού, από τα εγκατεστημένα στα οχήματα συστήματα GPS.

Τέλος, συλλέγονται δεδομένα από τα συστήματα κλειστού κυκλώματος βιντεοπαρακολούθησης, όπου εφαρμόζεται.

• Υποψήφιοι προς πρόσληψη εργαζόμενοι: δηλαδή προσωπικά τους δεδομένα και στοιχεία που αναφέρονται στην αξιολόγησή τους ως υποψήφιοι και στις διαδικασίες πρόσληψής τους από το Τμήμα, τα οποία περιλαμβάνουν ενδεικτικά στοιχεία ταυτότητας και επικοινωνίας, καθώς και στοιχεία του επαγγελματικού βιογραφικού των υποψηφίων.
• Συνεργάτες του Τμήματος (προμηθευτές και άλλοι συνεργάτες): δηλαδή προσωπικά τους δεδομένα και στοιχεία που αναφέρονται στην μεταξύ μας συμβατική σχέση, τα οποία περιλαμβάνουν ενδεικτικά στοιχεία ταυτότητας και επικοινωνίας, δεδομένα συναλλαγών καθώς και οικονομικά στοιχεία που σχετίζονται με την συμμόρφωση του Τμήματος μας προς τις έννομες συμβατικές της υποχρεώσεις.
• Συναλλασσόμενοι με το Τμήμα (πολίτες/άτομα που επικοινωνούν με το Τμήμα μας): δηλαδή προσωπικά τους δεδομένα και στοιχεία που αναφέρονται στη μεταξύ μας συμβατική σχέση, όπου αυτή υπάρχει, ή που χρησιμοποιούνται για την επικοινωνία τους με το Τμήμα μας, τα οποία περιλαμβάνουν ενδεικτικά στοιχεία ταυτότητας και επικοινωνίας, δεδομένα συναλλαγών από τη χρήση των υπηρεσιών του Τμήματος, καθώς και οικονομικά στοιχεία που σχετίζονται με την συμμόρφωση του Τμήματος μας προς τις έννομες συμβατικές του υποχρεώσεις.
• Εκπαιδευόμενοι από το Τμήμα: δηλαδή προσωπικά δεδομένα των προσώπων που συμμετέχουν στις εκπαιδεύσεις που διοργανώνει το Τμήμα μας, τα οποία περιλαμβάνουν ενδεικτικά στοιχεία ταυτότητας και επικοινωνίας, στοιχεία της συμβατικής σχέσης του Τμήματος μας με τους συμμετέχοντες (π.χ. σύμβαση εργασίας όταν ο συμμετέχων είναι εργαζόμενος του Τμήματος μας).
• Παραλήπτες newsletter: δηλαδή προσωπικά δεδομένα των προσώπων που με την συγκατάθεσή τους, παρέχουν στο Τμήμα για την επικοινωνία μαζί τους, για σκοπούς ενημερωτικούς και απευθείας εμπορικής προώθησης προϊόντων και υπηρεσιών, τα οποία ενδεικτικά περιλαμβάνουν στοιχεία ταυτότητας και επικοινωνίας, στοιχεία παλαιότερης συναλλακτικής σχέσης του Τμήματος μας μαζί τους (εάν είναι ή υπήρξε ο παραλήπτης πελάτης του Τμήματος μας).

Επισημαίνουμε ότι δεν συλλέγουμε προσωπικά δεδομένα ειδικών κατηγοριών, όπως προσωπικά δεδομένα που αφορούν στην φυλή, εθνική καταγωγή, θρησκεία, σεξουαλικό προσανατολισμό ή γενετικά βιομετρικά δεδομένα κ.λπ., τα οποία κατηγοριοποιούνται ως ειδικές κατηγορίες δεδομένων και λαμβάνουν επιπλέον προστασία σύμφωνα με την ευρωπαϊκή νομοθεσία προστασίας των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα.

3.6 Ιδιαίτερα ως προς την ιδιωτικότητα των παιδιών

Προσωπικά δεδομένα παιδιών μπορεί να συλλέγονται αποκλειστικά στο πλαίσιο της εργασιακής σχέσης των εργαζομένων μας, δηλαδή αφενός για την περιγραφή της οικογενειακής κατάστασης των εργαζομένων για θέματα αποδοχών, εργασιακών δικαιωμάτων κ.λπ. και αφετέρου για την ένταξη των ανηλίκων/προσθέτων μελών στο παρεχόμενο στους εργαζομένους ομαδικό ασφαλιστήριο και προς εξυπηρέτηση της εν λόγω ασφαλιστικής σύμβασης. Νοείται ότι τα στοιχεία αυτά παρέχονται με τη συγκατάθεση του προσώπου που έχει τη γονική μέριμνα του παιδιού (βλ. σχετικώς και κατωτέρω).

3.7 Για ποιους σκοπούς χρησιμοποιούνται τα δεδομένα;

Ο σκοπός της επεξεργασίας είναι ανάλογος της εκάστοτε επιτελούμενης λειτουργίας. Ειδικότερα:

• Τα προσωπικά δεδομένα των εργαζομένων, παρέχονται στο Τμήμα μας προς τον σκοπό σύναψης, εκτέλεσης ή τερματισμού της αντίστοιχης σύμβασης εργασίας/συνεργασίας. Επίσης, τα προσωπικά δεδομένα των εργαζομένων αναφορικά με παρουσίες, απουσίες, ώρες παρουσίας, άδειες, ιατρικά δικαιολογητικά αναρρωτικών αδειών, τηρούνται προς τον σκοπό χορήγησης αδειών, περιλαμβανομένων των αναρρωτικών, ενώ τα προσωπικά δεδομένα που αφορούν στην επίδοση των εργαζομένων παρέχονται από τους επικεφαλής των επιμέρους τμημάτων προς τον σκοπό αξιολόγησης του προσωπικού από το Τμήμα.

Η επεξεργασία των δεδομένων γεωεντοπισμού (GPS), γίνεται προς τον σκοπό της εκπλήρωσης του δημοσίου συμφέροντος, δηλαδή την παροχή ταχυδρομικών υπηρεσιών προς τους πολίτες, η οποία εκ φύσεως απαιτεί σωστή οργάνωση και ακρίβεια.

• Τα προσωπικά δεδομένα των υποψηφίων εργαζομένων, τα οποία οι ίδιοι χορηγούν κατά τα επιμέρους στάδια επιλογής και αξιολόγησης υποψηφίων γνωστοποιούνται στην εκάστοτε αρμόδια Υπηρεσία του Τμήματος και στην Διοίκηση, προς τον σκοπό πληροφόρησης του Τμήματος, αξιολόγησης, συνεντεύξεων κ.λπ. για την πρόσληψη εργαζομένων και τη σύναψη συνεργασίας.
• Τα προσωπικά δεδομένα των συνεργατών, πολιτών, εκπαιδευόμενων και συναλλασσόμενων με το Τμήμα, τα οποία οι ίδιοι χορηγούν, συλλέγονται και επεξεργάζονται προς τον σκοπό της σύναψης και εξέλιξης συμβατικής σχέσης, όταν αυτή υπάρχει, τη συμμόρφωσή προς τις έννομες συμβατικές υποχρεώσεις και κατά περίπτωση την επικοινωνία μαζί τους μετά από αίτημά τους.
• Τα προσωπικά δεδομένα των παραληπτών ενημερωτικού δελτίου συλλέγονται με την συγκατάθεσή τους και χρησιμοποιούνται για την επικοινωνία μας μαζί τους για σκοπούς ενημερωτικούς και απευθείας εμπορικής προώθησης προϊόντων και υπηρεσιών.
• Η επιτήρηση της εισόδου καθώς και των υπολοίπων εγκαταστάσεων γίνεται και με κάμερες καταγραφής εικόνας (ΚΚΒΠ). Οποιοσδήποτε εισερχόμενος (εργαζόμενος ή επισκέπτης) στις κτιριακές εγκαταστάσεις ενημερώνεται με πινακίδες ανακοινώσεων για την ύπαρξη ΚΚΒΠ.

3.8 Ποια είναι η νόμιμη βάση της επεξεργασίας και χρόνος αποθήκευσης;

Σκοπός Επεξεργασίας	Νομική βάση της επεξεργασίας	Χρόνος Αποθήκευσης / διάστημα που διατηρούνται τα προσωπικά δεδομένα
Τα προσωπικά δεδομένα των εργαζομένων, παρέχονται στο Τμήμα μας προς τον σκοπό σύναψης, εκτέλεσης ή τερματισμού της αντίστοιχης σύμβασης εργασίας/συνεργασίας. Επίσης, τα προσωπικά δεδομένα των εργαζομένων αναφορικά με παρουσίες, απουσίες, ώρες παρουσίας, άδειες, ιατρικά δικαιολογητικά αναρρωτικών αδειών, τηρούνται προς τον σκοπό χορήγησης αδειών, περιλαμβανομένων των αναρρωτικών, ενώ τα προσωπικά δεδομένα που αφορούν στην επίδοση των εργαζομένων παρέχονται από τους επικεφαλής των επιμέρους τμημάτων προς τον σκοπό αξιολόγησης του προσωπικού από τον Οργανισμό. Η επεξεργασία των δεδομένων γεωεντοπισμού (GPS), γίνεται προς τον σκοπό της εκπλήρωσης του δημοσίου συμφέροντος, δηλαδή την παροχή ταχυδρομικών υπηρεσιών προς τους πολίτες, η οποία εκ φύσεως απαιτεί σωστή οργάνωση και ακρίβεια.	Η επεξεργασία είναι απαραίτητη για την εκτέλεση σύμβασης της οποίας το υποκείμενο των δεδομένων είναι συμβαλλόμενο μέρος ή για να ληφθούν μέτρα κατ’ αίτηση του υποκειμένου των δεδομένων πριν από τη σύναψη σύμβασης,   Η επεξεργασία είναι απαραίτητη για τη συμμόρφωση με έννομη υποχρέωση του υπευθύνου επεξεργασίας,     Η επεξεργασία είναι απαραίτητη για την εκπλήρωση καθήκοντος που εκτελείται προς το δημόσιο συμφέρον ή κατά την άσκηση δημόσιας εξουσίας που έχει ανατεθεί στο όργανο ή τον οργανισμό της Ένωσης,     η επεξεργασία είναι απαραίτητη με βάση τα έννομα συμφέροντα του υπεύθυνου επεξεργασίας ή τρίτου.	Για όσο χρονικό διάστημα διαρκεί η εργασιακή σχέση.   Μετά τη λύση της εργασιακής σχέσης, για οποιονδήποτε λόγο, τα σχετικά στοιχεία διατηρούνται κατά ανώτατο όριο για είκοσι έτη, περίοδο κατά την οποία είναι ενδεχόμενο να ανακύψει οιαδήποτε νομική περίπτωση επεξεργασίας αυτών,
Τα προσωπικά δεδομένα των υποψηφίων εργαζομένων, τα οποία οι ίδιοι χορηγούν κατά τα επιμέρους στάδια επιλογής και αξιολόγησης υποψηφίων γνωστοποιούνται στην εκάστοτε αρμόδια Υπηρεσία του Τμήματος και στην Διοίκηση, προς τον σκοπό πληροφόρησης του Τμήματος, αξιολόγησης, συνεντεύξεων κ.λπ. για την πρόσληψη εργαζομένων και τη σύναψη συνεργασίας.	Το υποκείμενο των δεδομένων έχει συναινέσει στην επεξεργασία των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα του	Περίοδο δύο ετών
Τα προσωπικά δεδομένα των συνεργατών, πολιτών, εκπαιδευόμενων και συναλλασσόμενων με το Τμήμα, τα οποία οι ίδιοι χορηγούν, συλλέγονται και επεξεργάζονται προς τον σκοπό της σύναψης και εξέλιξης συμβατικής σχέσης, όταν αυτή υπάρχει, τη συμμόρφωσή προς τις έννομες συμβατικές υποχρεώσεις και κατά περίπτωση την επικοινωνία μαζί τους μετά από αίτημά τους.	Το υποκείμενο των δεδομένων έχει συναινέσει στην επεξεργασία των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα του   Η επεξεργασία είναι απαραίτητη για την εκτέλεση σύμβασης της οποίας το υποκείμενο των δεδομένων είναι συμβαλλόμενο μέρος ή για να ληφθούν μέτρα κατ’ αίτηση του υποκειμένου των δεδομένων πριν από τη σύναψη σύμβασης,   Η επεξεργασία είναι απαραίτητη για τη συμμόρφωση με έννομη υποχρέωση του υπευθύνου επεξεργασίας,   Η επεξεργασία είναι απαραίτητη για την εκπλήρωση καθήκοντος που εκτελείται προς το δημόσιο συμφέρον ή κατά την άσκηση δημόσιας εξουσίας που έχει ανατεθεί στο όργανο ή τον οργανισμό της Ένωσης	Για όσο χρονικό διάστημα διαρκεί η μεταξύ μας συμβατική σχέση. Σε αριθμό συστημάτων γίνεται ανωνυμοποίηση σε ένα (1) χρόνο ενώ σε άλλα δίνεται διαγραφή στα δυο (2) χρόνια.   Μετά τη λύση της συμβατικής σχέσης, για οποιονδήποτε λόγο, τα σχετικά στοιχεία διατηρούνται κατά ανώτατο όριο για είκοσι έτη (ενδεικτικός χρόνος παραγραφής τυχόν απορρεουσών εννόμων αξιώσεων), περίοδο κατά την οποία είναι ενδεχόμενο να ανακύψει οιαδήποτε νομική περίπτωση επεξεργασίας αυτών, όπως λ.χ. περίπτωση ανάκυψης αστικής φύσεως υποθέσεων ή διερεύνησης αξιόποινης κακουργηματικής πράξης, περίπτωση φορολογικού ελέγχου κ.λπ.
Τα προσωπικά δεδομένα των παραληπτών ενημερωτικού δελτίου συλλέγονται με την συγκατάθεσή τους και χρησιμοποιούνται για την επικοινωνία μας μαζί τους για σκοπούς ενημερωτικούς και απευθείας εμπορικής προώθησης προϊόντων και υπηρεσιών.	Το υποκείμενο των δεδομένων έχει συναινέσει στην επεξεργασία των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα του	Μέχρι την ανάκληση της συγκατάθεσης
Η επιτήρηση της εισόδου καθώς και των υπολοίπων εγκαταστάσεων γίνεται και με κάμερες καταγραφής εικόνας ΚΚΒΠ. Οποιοσδήποτε εισερχόμενος (εργαζόμενος ή επισκέπτης) στις κτιριακές εγκαταστάσεις ενημερώνεται με πινακίδες ανακοινώσεων για την ύπαρξη ΚΚΒΠ.	Η επεξεργασία είναι απαραίτητη για την εκπλήρωση καθήκοντος που εκτελείται προς το δημόσιο συμφέρον ή κατά την άσκηση δημόσιας εξουσίας που έχει ανατεθεί στο όργανο ή τον οργανισμό της Ένωσης,   Η επεξεργασία είναι απαραίτητη με βάση τα έννομα συμφέροντα του υπεύθυνου επεξεργασίας ή τρίτου.	Διατηρούνται για  δεκαπέντε (15) ημέρες σε καταγραφικό

3.9 Κατάρτιση Προφίλ

Το Τμήμα δεν χρησιμοποιεί προσωπικά δεδομένα για τη δημιουργία προφίλ.

3.10 Διαβίβαση Στοιχείων σε Τρίτους: Σε ποιόν θα κοινοποιηθούν τα δεδομένα;

Το Τμήμα κοινοποιεί τα προσωπικά δεδομένα σε τρίτους:

• Ταχυδρομικούς οργανισμούς στις χώρες προορισμού ταχυδρομικών αντικειμένων
• Παρόχους ταχυδρομικών και άλλων χρηματοοικονομικών υπηρεσιών που παρέχει το Τμήμα
• Αρμόδιες κρατικές αρχές της Κυπριακής Δημοκρατίας ή και άλλων χωρών, μέσω των αντίστοιχων ταχυδρομικών οργανισμών της χώρας (πχ. Τελωνεία)

Στις περιπτώσεις που συνεργάτες μας επεξεργάζονται προσωπικά δεδομένα για λογαριασμό του Τμήματος μας, έχουν προηγουμένως δεσμευθεί συμβατικά για τις σχετικές υποχρεώσεις τους σε ότι αφορά την μη χρήση των δεδομένων για σκοπό άλλον πέραν της εκτέλεσης της επεξεργασίας, την τήρηση εμπιστευτικότητας και τη συμμόρφωση προς τον Κανονισμό.

3.11 Ποια είναι τα δικαιώματά του υποκειμένου;

Η επεξεργασία των προσωπικών δεδομένων του υποκειμένου συνδέεται και με αντίστοιχα δικαιώματα, τα οποία, με την επιφύλαξη διατάξεων που τυχόν περιορίζουν την άσκηση αυτών, είναι:

• Διαφάνεια στην Ενημέρωση

Παραχώρηση στο υποκείμενο των δεδομένων κάθε πληροφορίας σχετικά με την επεξεργασία σε συνοπτική, διαφανή, κατανοητή και εύκολα προσβάσιμη μορφή, χρησιμοποιώντας σαφή και απλή διατύπωση.

Ο υπεύθυνος επεξεργασίας δεν αρνείται να ενεργήσει μετά από αίτημα του υποκειμένου των δεδομένων για να ασκήσει τα δικαιώματά του, εκτός αν ο υπεύθυνος επεξεργασίας αποδείξει ότι δεν είναι σε θέση να εξακριβώσει την ταυτότητα του υποκειμένου των δεδομένων.

• Δικαίωμα Πρόσβασης

Το υποκείμενο των δεδομένων έχει το δικαίωμα να λαμβάνει από τον υπεύθυνο επεξεργασίας επιβεβαίωση για το κατά πόσον ή όχι τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα που το αφορούν υφίστανται επεξεργασία και, εάν συμβαίνει τούτο, το δικαίωμα πρόσβασης στα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα.

• Δικαίωμα Διόρθωσης

Το υποκείμενο των δεδομένων έχει το δικαίωμα να απαιτήσει από τον υπεύθυνο επεξεργασίας χωρίς αδικαιολόγητη καθυστέρηση, τη διόρθωση ανακριβών δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα που το αφορούν.

Έχοντας υπόψη τους σκοπούς της επεξεργασίας, το υποκείμενο των δεδομένων έχει το δικαίωμα να απαιτήσει τη συμπλήρωση ελλιπών δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα

• Δικαίωμα Διαγραφής – Δικαίωμα στη «λήθη»

Το υποκείμενο των δεδομένων έχει το δικαίωμα να ζητήσει από τον υπεύθυνο επεξεργασίας τη διαγραφή δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα που το αφορούν .

• Δικαίωμα περιορισμού της επεξεργασίας

Το υποκείμενο των δεδομένων δικαιούται να εξασφαλίζει από τον υπεύθυνο επεξεργασίας τον περιορισμό της επεξεργασίας.

• Δικαίωμα στη φορητότητα των δεδομένων

Το υποκείμενο των δεδομένων έχει το δικαίωμα να λαμβάνει τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα που το αφορούν, και τα οποία έχει παράσχει σε υπεύθυνο επεξεργασίας, σε δομημένο, κοινώς χρησιμοποιούμενο και αναγνώσιμο από μηχανήματα τύπο, καθώς και το δικαίωμα να διαβιβάζει τα εν λόγω δεδομένα σε άλλον υπεύθυνο επεξεργασίας χωρίς αντίρρηση από τον υπεύθυνο επεξεργασίας στον οποίο παρασχέθηκαν τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα, όταν:

α) η επεξεργασία βασίζεται σε συγκατάθεση  ή σε σύμβαση

και

β) η επεξεργασία διενεργείται με αυτοματοποιημένα μέσα

Δικαίωμα Εναντίωσης

Το υποκείμενο των δεδομένων δικαιούται να αντιτάσσεται, ανά πάσα στιγμή και για λόγους που σχετίζονται με την ιδιαίτερη κατάστασή του, στην επεξεργασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα που το αφορούν.

Λήψη Αποφάσεων - Κατάρτιση Προφίλ

Το υποκείμενο των δεδομένων έχει το δικαίωμα να μην υπόκειται σε απόφαση που λαμβάνεται αποκλειστικά βάσει αυτοματοποιημένης επεξεργασίας, συμπεριλαμβανομένης της κατάρτισης προφίλ, η οποία παράγει έννομα αποτελέσματα που το αφορούν ή το επηρεάζει σημαντικά με παρόμοιο τρόπο.

Το πάρα πάνω  δεν εφαρμόζεται όταν η απόφαση:

(α) είναι αναγκαία για τη σύναψη ή την εκτέλεση σύμβασης μεταξύ του υποκειμένου των δεδομένων και του υπευθύνου επεξεργασίας των δεδομένων

(β) βασίζεται στη ρητή συγκατάθεση του υποκειμένου των δεδομένων.

Σε περίπτωση άσκησης ενός εκ των ως άνω δικαιωμάτων σας, θα λάβουμε κάθε δυνατό μέτρο για την ικανοποίηση του αιτήματός σας εντός εύλογης προθεσμίας και το αργότερο εντός ενός (1) μηνός από την ταυτοποίηση του υποβληθέντος αιτήματός σας, ενημερώνοντάς σας γραπτώς για την ικανοποίηση του αιτήματός σας, ή τους λόγους που τυχόν εμποδίζουν την άσκηση του σχετικού δικαιώματος, ή και την ικανοποίηση ενός ή και περισσότερων εκ των δικαιωμάτων σας, σύμφωνα με τον Γενικό Κανονισμό Προστασίας Δεδομένων. Επισημαίνουμε ότι σε ορισμένες περιπτώσεις η ικανοποίηση των σχετικών αιτημάτων σας ενδέχεται να μην είναι δυνατή, όπως λ.χ όταν η ικανοποίηση του δικαιώματος αντίκειται σε νόμιμη υποχρέωση ή προσκρούει σε συμβατική νομική βάση επεξεργασίας των δεδομένων σας.

Για την άσκηση κάποιου από τα δικαιώματα σας, να συμπληρωθεί το σχετικό έντυπο ΑΙΤΗΜΑ ΥΠΟΚΕΙΜΕΝΟΥ ΠΡΟΣΩΠΙΚΩΝ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ, το οποίο βρίσκεται στην ιστοσελίδα μας.

Εάν θεωρείτε ότι παραβιάζεται κάποιο δικαίωμά σας ή έννομη υποχρέωση του Τμήματος μας αναφορικά με την προστασία Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα και αφού έχετε προηγουμένως απευθυνθεί στον Υπεύθυνο Προστασίας Δεδομένων του Τμήματος (ΥΠΔ) για το σχετικό ζήτημα, έχετε δηλαδή ασκήσει προς το Τμήμα τα δικαιώματά σας και είτε δεν λάβατε απάντηση εντός μηνός (παρατεινομένης της προθεσμίας σε δυο μήνες σε περίπτωση πολύπλοκου αιτήματος), είτε κρίνετε ότι η απάντηση που λάβατε από το Τμήμα δεν είναι ικανοποιητική και το ζήτημά σας δεν έχει επιλυθεί, δύναστε να υποβάλετε καταγγελία στην αρμόδια εποπτική αρχή δηλ. Γραφείο Επιτρόπου Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα Τ.Θ. 23378, 1682 Λευκωσία Τηλ.:22 818 456, Fax:22 30 45 65.

3.12 Πώς προστατεύονται τα προσωπικά δεδομένα;

Έχουμε λάβει κατάλληλα οργανωτικά και τεχνικά μέτρα για να προστατέψουμε τα προσωπικά σας δεδομένα από κατάχρηση, επέμβαση, απώλεια, μη εξουσιοδοτημένη πρόσβαση, τροποποίηση ή δημοσιοποίηση. Τα μέτρα που χρησιμοποιούμε περιλαμβάνουν την εφαρμογή των κατάλληλων μέτρων στον έλεγχο πρόσβασης, στην τεχνική ασφάλεια των πληροφοριών όπως και την διασφάλιση ότι τα προσωπικά δεδομένα κρυπτογραφούνται, ψευδωνυμοποιούνται και καθίστανται ανώνυμα, όπου είναι απαραίτητο και εφικτό.

Η πρόσβαση στα προσωπικά δεδομένα επιτρέπεται μόνο σε αρμοδίους εργαζομένους και συνεργάτες μας και μόνο εφόσον είναι απαραίτητο για την υποστήριξη της δραστηριότητας του Τμήματος μας, υπόκειται δε σε αυστηρές συμβατικές υποχρεώσεις εμπιστευτικότητας, όταν ανατίθεται και εκτελείται επεξεργασία από τρίτους.

3.13 Πώς μπορώ να επικοινωνήσω με το Τμήμα;

Mπορείτε να επικοινωνήσετε μαζί μας στη διεύθυνση της έδρας μας, Προδρόμου 100, 2063, Στρόβολος, Κύπρος ή στη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου registry@dps.mcw.gov.cy ή να υποβάλετε αίτημα μέσω της φόρμας Επικοινωνίας στον ιστότοπό μας.

3.14 Επικαιροποίηση – Ενημέρωση της παρούσας Δήλωσης Πολιτικής Προστασίας Δεδομένων

Διατηρούμε το δικαίωμα να τροποποιούμε και να ενημερώνουμε την παρούσα Πολιτική από καιρό σε καιρό, για να ανταποκρίνεται στα σχόλια και τις ανάγκες των υποκειμένων των προσωπικών δεδομένων και στις αλλαγές σε προϊόντα, υπηρεσίες και εσωτερικές διαδικασίες του Τμήματος μας.

Κάθε αλλαγή θα δημοσιεύεται με ταυτόχρονη αναθεώρηση της ημερομηνίας τελευταίας ενημέρωσης στο επάνω μέρος αυτής της δήλωσης – Πολιτικής Προστασίας Δεδομένων.

Το Τμήμα συστήνει στους πελάτες / συνεργάτες της να προβαίνουν σε περιοδικούς ελέγχους στην συγκεκριμένη πολιτική ώστε να είναι ενήμεροι για τον τρόπο με τον οποίο το Τμήμα επεξεργάζεται και προστατεύει τα προσωπικά τους δεδομένα.